Event marketing w pigułce MARKETING Jak rozliczyć wydane upominki, nagrody na gruncie VAT, PIT i CIT?

Event marketing nie zalicza się do najprostszych zagadnień, nawet dla doświadczonych marketingowców. Powinno się bowiem pamiętać, że wydarzenia takie, chociaż niezwykle kosztowne, mogą stanowić reklamę lub antyreklamę w zależności od tego, jak zostaną zorganizowane. Jeśli zarząd chce oszczędzać na imprezach promocyjnych, to rozsądniej byłoby zrezygnować z takiego pomysłu i rozdać potencjalnym klientom gadżety reklamowe. Dlaczego?

Rozliczanie upominków

Źle zorganizowane wydarzenie sprawi, że jego uczestnicy będą kojarzyli daną markę z „bylejakością”. Osoba, która zajmuje się marketingiem, przed organizacją jakiegokolwiek wydarzenia powinna potrafić odpowiedzieć na następujące pytania: co, kto, jak, gdzie, kiedy, za ile i dlaczego? Organizując wydarzenie, powinno się je bowiem przede wszystkim dopasować do odpowiedniej grupy docelowej. Może się więc okazać, że działania będą zarówno z myślą o pracownikach, ponieważ będzie to impreza integracyjna, a może także okazać się, że będzie chodziło o promocję nowego produktu czy usług wśród całkiem nowych klientów. Jeśli więc chodzi o grupę znającą się dobrze, jak w przypadku pracowników, może być to impreza zamknięta w klubie czy restauracji, a nawet w siedzibie firmy, jeśli zostanie przygotowana na odpowiednim poziomie.

Zakładając jednak, że mamy do czynienia z imprezą skierowaną do uniwersalnego odbiorcy, a wiec dla obu grup np. pracowników i klientów, warto opracować formę, która będzie stanowiła rozrywkę dla wszystkich. Można byłoby więc zorganizować dzień otwarty czy uroczyste otwarcie siedziby firmy, gdzie zostałyby zapewnione konkursy, upominki i dobre jedzenie. Warto także pamiętać o jakiejś konkretnej atrakcji, jak chociażby kręgle, bilard czy też karaoke, wokół której skupiałby się wieczór. Event marketing powinien jednak być rozplanowany finansowo.

W razie jakichkolwiek przekroczeń budżetu, firma mogłaby ponieść straty, dlatego nie powinno się do tego dopuszczać. Ze względu na fakt, że wszelkie eventy planowane są na kilka miesięcy wcześniej, nie powinno być najmniejszego problemu ze stworzeniem harmonogramu zasobów, zadań i obowiązków. Dział księgowy powinien także pamiętać, że wszystkie upominki i nagrody, a także ewentualne darowizny na cele charytatywne powinny być jednak rozliczone, ponieważ w przeciwnym razie pojawią się błędy w sprawozdaniu dla fiskusa. Podobnie, jak wszystkie inne pomyłki, mogą być karane wysokimi karami grzywny, dlatego nie warto się na nie narażać. Marketing nie powinien wiązać się z płaceniem kar.